1. El plan de trabajo post feria debe quedar establecido antes del evento, ya que el objetivo no es el evento sino lo que ocurra después. Genera una estrategia que orbite al rededor no del evento sino del objetivo que pretendemos alcanzar. Toma la feria o el evento como una herramienta, un catalizador de lo que quieres que pase, de esta manera serás capaz de diseñar mejor un plan de acción más amplio.
2. Delimitar muy bien los objetivos y priorizarlos. ¿A qué vamos a la feria?, la pregunta no es tan obvia cómo parece. ¿tenemos falta de nuevos leads?, ¿empujar operaciones que tenemos paradas?, ¿cerrar ventas ya muy avanzadas? Dependiendo de las necesidades que tengamos priorizaremos los objetivos para evitar intentar llegar a todo que es exactamente lo que nos produce el atasco.
3. Diseña un embudo de ventas específico para la feria o el evento y las acciones que ejecutarás de manera inmediata para cada uno de los contactos que recibas dependiendo del momento en el que se encuentran.
4. Asigna funciones para las personas que se encuentran en la feria y las de apoyo que no asisten. La asignación de roles en un stand de feria es fundamental para que todo marche convenientemente, no todos debemos hacer de todo, es mucho más racional asignar roles y que cada uno se centre en una tarea y responsabilidad específica, todos con el mismo objetivo, pero en funciones diferentes como si de un equipo deportivo se tratara. Por ejemplo, podemos asignar que personas atenderán a los visitantes y que personas se encargarán de registrar los datos en el crm. También es posible que otros compañeros nos den apoyo desde la empresa, estoy pensando por ejemplo en publicaciones en redes sociales, email marketing, etc…
5. Registra los contactos y actividades en el crm de la empresa, no se puede perder nada de información. La información es poder y perder una tarjeta de un contacto en feria es perder dinero de la empresa, todo absolutamente todo debe estar registrado en un soporte, preferiblemente el crm para que se pueda acceder a esa información y gestionarla.
6. Segmenta los contactos en virtud de una clasificación que hemos preestablecido y con unos criterios uniformes en virtud de nuestro perfil objetivo y a partir de ahí segmentaremos a cada uno de los contactos. Segmenta y etiqueta para más tarde poderlos identificar en tu crm. Por ejemplo por su lugar en el funnel de ventas o su idoneidad al perfil de cliente ideal.
7. Establece el plan de ataque o seguimiento en virtud de los objetivos que te habías planteado y de la segmentación que has realizado previamente.
8. Prioriza, comienza por los contactos que están dentro de tus objetivos. No tienes demasiado tiempo así que vas a tener que centrarte en un porcentaje a veces pequeño de los contactos que os han visitado.
9. Analiza los resultados y extrae conclusiones, siempre hay casos de éxito y fracaso, los dos son siempre positivos si nos ayudan a avanzar. Las métricas son muy importantes para saber cómo de verdad nos ha ido. Hay que leerlas sin apasionamiento, con espíritu crítico.

A modo de conclusión podemos decir que las ferias siendo eventos comerciales de una gran importancia pueden generar un efecto contrario al deseado, evitar este tipo de problemas y además rentabilizarlas al máximo es posible cuando planificamos el trabajo con anterioridad a la misma.

Bernardo Abril

Socio director de Globalexportise inteligence & marketing services. Profesional con larga trayectoria trabajando con empresas del sector industrial desarrollando estrategias de marketing y ventas.